Egal, ob Sie die Aufgabe haben, das Hygieneproblem eines Mitarbeiters anzugehen, oder Ihnen die Worte fehlen, wie Sie jemanden trösten können, der mit einer persönlichen Tragödie zu tun hat, Sie könnten versucht sein, nichts zu sagen. Schließlich sind unangenehme Gespräche wirklich unangenehm.
Aber den Elefanten im Raum zu vermeiden, wird das Unbehagen und die Spannung nur noch verstärken. Manchmal muss man sich diesen Problemen direkt stellen, auch wenn es unangenehm ist. Hier sind acht Tipps, um ein unangenehmes Gespräch weniger unangenehm zu gestalten:
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1. Vermeiden Sie die Stille.
Forschung zeigt, dass es nur vier Sekunden unangenehmer Stille braucht, um Ihre Angst während eines Gesprächs in die Höhe zu treiben. Je ängstlicher Sie sich fühlen, desto weniger artikuliert werden Sie.
Planen Sie nach Möglichkeit im Voraus, was Sie sagen möchten. Wenn Sie wissen, was Sie kommunizieren müssen, können Sie Ihre Botschaft so übermitteln, dass so viel peinliche Stille wie möglich vermieden wird.
2. Sprechen Sie in einer privaten Umgebung.
Führe kein spontanes Gespräch im Flur, wenn du zufällig an der Person vorbeikommst. Treffen Sie sich stattdessen in einem privaten Raum, in dem niemand sonst mithören kann. Und wenn jemand anderes ein unangenehmes Thema zuerst in einer öffentlichen Umgebung zur Sprache bringt, schlagen Sie vor, das Gespräch an anderer Stelle zu führen.
3. Sitzen.
Sitzen kann eine ansonsten schwierige Situation angenehmer machen. Stellen Sie zumindest sicher, dass Sie und die andere Person auf dem gleichen Niveau sind. Wenn Sie stehen bleiben, während Sie mit einer sitzenden Person sprechen, sprechen Sie physisch auf sie herab – was nicht der Ton ist, den Sie angeben möchten. Steht nur ein Stuhl im Raum, bleiben Sie bei der anderen Person stehen.
4. Bieten Sie eine Warnung an.
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Weichen Sie harte Worte oder direkte Fragen mit einer einfachen Warnung ab. Anstatt zu sagen: 'Billy, die anderen Angestellten sagen, du riechst schlecht', mildere den Schlag mit einem Wort der Vorsicht, indem du sagst: 'Was ich dir gleich erzähle, ist vielleicht etwas schwer zu hören.' Das gibt der anderen Person eine Minute, um sich emotional auf das vorzubereiten, was Sie sagen werden.
5. Erkenne dein Unbehagen an.
Dein Unbehagen zu leugnen kann dazu führen, dass du unaufrichtig rüberkommst. Wenn Sie zappeln, Ihr Gewicht verlagern und Blickkontakt vermeiden, erkennen Sie Ihre Angst an. Bieten Sie einen kurzen Satz an, der erklärt, was die andere Person bereits spürt, z. B. „Es ist mir ein wenig unangenehm, das anzusprechen“.
6. Seien Sie höflich, aber direkt.
Es ist zwar wichtig, höflich zu sein, aber mildere deine Worte nicht so sehr, dass deine Botschaft verloren geht. Wenn Sie jemanden wegen seiner Inkompetenz entlassen, meinen Sie nicht, dass er entlassen wird, weil es nicht genug Arbeit gibt. Indirekte Kommunikation wird nur die Verwirrung der anderen Person darüber erhöhen, was wirklich vor sich geht. Bleiben Sie bei den Fakten und halten Sie das Gespräch kurz.
7. Seien Sie ein aktiver Zuhörer.
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Geben Sie der anderen Person die Chance, das Gesagte zu verarbeiten. Seien Sie ein aktiver Zuhörer, indem Sie das, was Sie hören, reflektieren und Punkte klären, die möglicherweise missverstanden wurden.
Seien Sie darauf vorbereitet, dass die andere Person intensive Emotionen erlebt, die von Verlegenheit und Traurigkeit bis hin zu Angst und Wut reichen. Wenn die Person nicht unangemessen wird, seien Sie bereit, der anderen Person für eine Weile zu helfen, diese Emotionen zu verarbeiten.
8. Führen Sie das Gespräch zu einem klaren Ende.
Peinliche Gespräche enden oft auf eine ebenso peinliche Art und Weise. Unsicherheit darüber, ob das Gespräch tatsächlich vorbei ist, oder Verwirrung darüber, was als nächstes passieren wird, tragen nur zur Ungeschicklichkeit bei.
Wenn Sie etwas weiterverfolgen wollen, geben Sie das an. Wenn Sie erwarten, dass die andere Person weitere Maßnahmen ergreift, drücken Sie Ihre Erwartung aus. Beenden Sie dann das Gespräch, indem Sie etwas sagen wie: „Das ist alles, worüber ich heute sprechen wollte. Denken Sie darüber nach und melden Sie sich bei Fragen.'
