Ein Geschäftsvorschlag ist ein schriftliches Dokument, das an einen potenziellen Kunden gesendet wird, um eine bestimmte Stelle zu erhalten. Vorschläge können erbeten oder unaufgefordert sein. Ein Kunde kann im Rahmen eines Verkaufsgesprächs einfach ein Angebot für ein Projekt anfordern, indem er sagt: „Wissen Sie, das klingt interessant. Warum schicken Sie mir dazu nicht einen Vorschlag?' In anderen Fällen kann der Vorschlag eine formelle Aufforderung sein, die normalerweise als RFP (Request for Proposal) bezeichnet wird. RFPs sind fast immer auch Dokumente. Sie legen das zu erbringende Produkt oder die zu erbringende Dienstleistung, die angestrebten Qualifikationen und die Frist für die Einreichung fest. Eingeforderte Angebote bedeuten natürlich, dass sich der Kunde bereits für einen Kauf entschieden hat. Es bleibt nur noch die Auswahl eines Anbieters. Im Gegensatz dazu ist ein unaufgefordertes Angebot oft eine Verkaufspräsentation in einem anderen Gewand – aber das Angebot richtet sich speziell an eine genau definierte und begrenzte Aktivität. Ein Beispiel für einen unaufgeforderten Vorschlag ist die Einreichung eines Buchentwurfs bei einem Verlag, in dem die Popularität des Themas, die Neuheit des Ansatzes und die Verdienste des Autors geltend gemacht werden.
Geschäftsvorschläge sind zu unterscheiden von Schätzungen . In vielen Bereichen, in denen Kleinunternehmen tätig sind, dienen Schätzungen dem gleichen Zweck wie ein Angebot. Sie sind das Dokument, das den Verkauf einer Dachdecker- oder Pflasterarbeiten oder eines monatlichen Hausreinigungsdienstes besiegelt. Wenn jedoch Schätzungen verwendet werden, werden die Qualifikationen des Verkäufers und seine Methode zur Ausführung der Aufgabe ebenfalls festgestellt, jedoch auf andere Weise – normalerweise durch ein Interview oder ein Verkaufsgespräch. Manchmal wird angenommen, dass der Verkäufer zum Job passt, weil das Unternehmen bereits einen guten Ruf genießt. Bei Vorschlägen hingegen handelt es sich in der Regel um komplexe oder ungewöhnliche einmalige Leistungen wie die Landschaftsgestaltung eines Parks, die Vermessung eines Marktes oder den Bau einer Raffinerie. In diesen Fällen erfordern die Herangehensweise an den Auftrag, das Design, die Umsetzung, der Zeitplan und sogar die Ästhetik mehr als nur eine Schätzung in Dollar.
Viele Dienstleistungsunternehmen arbeiten ausschließlich auf Vorschlagsbasis. In anderen Fällen ist manchmal ein Vorschlag erforderlich, manchmal nicht. In hochtechnischen Bereichen kann der Vorschlag mit trockenen Listen von technischen Spezifikationen und/oder Verfahrensdetails gefüllt werden. Aber es ist wichtig, sich daran zu erinnern, dass Vorschläge immer an erster Stelle stehen Verkaufsunterlagen .
ELEMENTE DES GESCHÄFTSVORSCHLAGS
In den meisten Branchen haben Vorschläge ein klar definiertes Format, das spezifisch für das Feld ist. Beispiele hierfür sind die Bereitstellung elektrischer Leitungen für ein großes Hochhaus oder das Gießen von Fundamenten für eine Vorstadtentwicklung. In solchen Fällen sollte der Bieter zuerst alte Angebote einholen und der Struktur folgen, die für sein Geschäft auf diesem Markt typischerweise verwendet wird. In Berufen wie Architektur und Landschaftsbau steht eine visuelle Präsentation, manchmal sogar ein Modell, im Mittelpunkt des Verkaufs. Gleiches gilt für ein Werbeangebot. In diesen drei Bereichen – es gibt auch andere – ist die eigentliche Präsentation meist ein Meeting. Jedes Dokument ist ergänzend und neigt dazu, die Präsentation mit zusätzlichen sogenannten „Boiler Plates“, d. h. administrativen Details, zusammenzufassen.
Im Folgenden werden allgemeinere Vorschläge diskutiert, die normalerweise mit Studien, Umfragen oder Serviceaktivitäten verbunden sind (z. B. Schutzdienste für einen Lagerkomplex). Bei solchen Vorschlägen gilt die folgende allgemeine Struktur.
Alle Vorschläge bestehen aus mindestens zwei verschiedenen Teilen: einem Anschreiben und dem Vorschlagsdokument selbst. Darüber hinaus können manchmal ein oder mehrere Anhänge mit Diagrammen, Grafiken, Fotografien, Karten usw. bereitgestellt werden. Kurze Vorschläge, manchmal auch als „Briefvorschläge“ bezeichnet, fassen die ersten beiden Teile zu einer einzigen Einreichung zusammen, die in der Regel maximal sechs bis acht Seiten umfasst.
Das Motivationsschreiben dient als Übertragungsdokument. Viele Bieter nutzen das Anschreiben auch, um in sehr verkürzter Form das Wesentliche des Angebots darzustellen, die Qualifikationen des Bieters hervorzuheben, den Preis zu nennen und den Auftrag anzufordern.
Das Vorschlagsdokument hat normalerweise folgenden Aufbau:
- Titelblatt. Dieser Teil enthält normalerweise Ihren Namen und den Namen Ihres Unternehmens, den Namen der Person oder des Unternehmens, an die das Angebot gesendet wird, und das Datum der Einreichung.
- Inhaltsverzeichnis. Diese sind für kürzere Vorschläge in der Regel nicht erforderlich, werden jedoch manchmal für komplexe formale Vorschläge verwendet. In Fällen, in denen verschiedene Abteilungen des Auftraggebers Teile des Dokuments separat überprüfen, ist das Inhaltsverzeichnis ein hilfreiches Mittel, um den Leser schnell zu Themen wie Elektro, Bau, Heizung & Kühlung (in einem Bauprojekt) '¦ oder Lebensmittel . zu führen Dienste, Musik, Unterhaltung, Transportdienste (in einem Projekt zur Organisation eines Festivals).
- Zusammenfassung. Eine Zusammenfassung kann hier aufgenommen oder im Anschreiben übermittelt werden.
- Problembeschreibung/Problem/Aufgabe. In diesem Abschnitt werden in umformulierter Form die Ziele des Auftraggebers und die vom Bieter interpretierten Ziele wiederholt. Die Einbeziehung dieser Neuformulierung des Problems ist wertvoll, um dem Kunden zu zeigen, dass der Bieter das Problem richtig versteht.
- Ansatz. In diesem Abschnitt fasst der Bieter seinen Vorschlag zur Lösung des Problems des Auftraggebers oder der Durchführung der erforderlichen Aufgabe zusammen. Der vorgeschlagene Ansatz ist oft der Schlüssel zum Erfolg – wenn der Preis stimmt –, weil er einzigartige Mittel, Denkweisen oder Techniken aufzeigt, warum sie das Problem lösen und warum sie Alternativen überlegen sind. Der Abschnitt muss nicht detailliert werden. Details bleiben der Methodik überlassen. Aber es präsentiert die strategischen Elemente des Vorschlags und argumentiert zu ihren Gunsten.
- Methodik. In diesem Abschnitt wird detailliert beschrieben, wie der Ansatz durchgeführt wird. Der Detaillierungsgrad sollte gerade ausreichen, um dem Kunden überzeugend zu vermitteln, was passieren wird, ohne sich in Kleinigkeiten zu verstricken.
- Qualifikationen des Bieters. In diesem Abschnitt wird dokumentiert, warum dieser Bieter aufgrund von Qualifikationen, Vorgeschichte und erfolgreicher Durchführung ähnlicher Jobs in der Vergangenheit ausgewählt werden sollte.
- Zeitplan und Benchmarks. Wichtige Elemente des Jobs werden hier gegen eine Zeitleiste angezeigt. Gegebenenfalls werden spezifische Benchmarks identifiziert, um die erfolgreiche Erreichung von Zwischenzielen anzuzeigen.
- Kostenvorschlag, Zahlungspläne und Rechtsangelegenheiten. Der Bieter schließt ab, indem er den Preis so detailliert präsentiert, wie es in der Ausschreibung erforderlich ist. Es ist immer sinnvoll, genau anzugeben, wann der Bieter im Laufe der Arbeiten Teilzahlungen erwartet. Wenn es um rechtliche Angelegenheiten geht, können diese hier platziert werden. Wenn sie lang sind, können sie einen eigenen Abschnitt verdienen.
ERFOLGREICHE VORSCHLÄGE
Erfolgreiche Angebote sind vor allem das, was Kunden als „responsive“ bezeichnen, dh der Bieter hat seine Hausaufgaben gemacht, die Bedürfnisse und Wünsche des Kunden genau kennen und alle Aspekte einer Ausschreibung sorgfältig beantwortet. Reaktionsfähigkeit ist letztendlich bei allen anderen gleich viel wichtiger als die visuelle Attraktivität der Präsentation oder sogar die Fließfähigkeit des Schreibens. Ein schöner und gut geschriebener Vorschlag, der Schlüsselelemente des Kundenprojekts verfehlt oder ignoriert, verliert gegen einen langweiligen Vorschlag, der ansonsten reaktionsschnell ist. Schreiben im Los Angeles Wirtschaftsjournal , bemerkte Sharon Berman, dass 'Ihre Hausaufgaben zu machen und die erforderlichen Vorbereitungen zu treffen, den Unterschied ausmachen kann. Dies ist besonders wichtig angesichts des enormen Zeit- und Arbeitsaufwands, der für die Erstellung eines professionellen Angebots erforderlich ist.' Treffen Sie sich im Voraus mit wichtigen Entscheidungsträgern und stellen Sie eingehende Fragen, um genau zu bestimmen, wonach sie suchen, ist die Vorbereitung minimal. Unnötig zu erwähnen, dass ein wettbewerbsfähiger Preis immer die letzte Determinante zwischen gleichen Konkurrenten ist.
LITERATURVERZEICHNIS
Bermann, Sharon. 'Wie man Geschäftsvorschläge erstellt, die Kunden begeistern.' Los Angeles Wirtschaftsjournal . 3. Januar 2000.
Gilliam, Stacy. 'Aktivieren Sie Ihren Vorschlag.' Schwarzes Unternehmen . Juni 2005.
Sant, Tom. Überzeugende Geschäftsvorschläge . AMACOM, 1. Dezember 2003.
