Hast du eine To-Do-Liste? Natürlich – die meisten von uns tun es. Aber was ist mit einer Not-to-do-Liste? Das ist laut Produktivitätsexperten mindestens genauso wichtig.
Was genau ist eine Not-to-do-Liste? Es ist keine Liste von schlechten Gewohnheiten, die Sie unbedingt brechen möchten, oder negativem Verhalten, das Sie unbedingt vermeiden möchten. Es ist eine Liste von Aufgaben, von denen Sie denken, dass Sie sie erledigen sollten oder möchten oder von denen Sie möglicherweise von einer anderen Person aufgefordert werden. Aber weil diese Aufgaben Sie nicht zu Ihren größeren Zielen bringen, Ihre Seele nicht nähren und für Sie nicht notwendig sind, ist es viel besser, sie nicht zu tun. Sie sollten entweder unterbleiben oder an jemand anderen delegiert werden.
Die erfolgreichsten Menschen, die ich kenne, sagen, dass große Karrieren aus dem entstehen, wozu man nein sagt. Es ist sinnvoll, weil Zeit und Energie für jeden von uns eine begrenzte Ressource sind und es sehr wichtig ist, wie wir diese kostbare Ressource ausgeben. Unternehmensberater und Executive Coach schreibt in dem Harvard Business Review :
Sobald Sie akzeptieren, dass Sie mehr zu tun haben als Zeit, um alles zu tun, ist das tatsächlich ein befreiendes Konzept. Diese Erkenntnis zwingt Sie dazu, anzuerkennen, dass es Dinge mit niedrigerer Priorität gibt, die Sie wahrscheinlich nie abschließen werden. Löschen Sie diese nicht wesentlichen Dinge, setzen Sie sie auf Ihre Nicht-To-do-Liste und verpflichten Sie sich, sie loszulassen. Dies verhindert, dass Sie wertvolle Zeit damit verschwenden, ständig neu zu bewerten, ob Sie zu ihnen gelangen, die besser in die Erledigung Ihrer Arbeit investiert werden könnten.
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Eine Not-to-do-Liste wird dir Klarheit und Frieden bringen, weil du weniger Scham und Angst über Dinge hast, von denen du denkst, dass du sie tun solltest oder, schlimmer noch, jemand anderem gesagt hast, dass du es tun wirst, aber Schwierigkeiten hast, sie zu erreichen. Es bringt auch mehr Transparenz und verbessert Ihre Beziehungen zu Ihren Kollegen und Kunden, da Sie keine Versprechungen mehr machen, die Sie nicht halten können.
Es mag widersprüchlich klingen – Sie sind bereits genug beschäftigt –, aber nehmen Sie sich ein wenig Zeit, mindestens eine halbe Stunde, um Ihre Nicht-To-Do-Liste zu erstellen. Die Produktivität, die Sie gewinnen, wird sich lohnen. So starten Sie:
1. Stellen Sie eine allgemeine Kandidatenliste für Ihre Not-to-do-Liste zusammen.
Wenn Sie nachverfolgen, wie Sie Ihre Zeit verbringen (was sich lohnt), überprüfen Sie Ihre Aufzeichnungen, um zu sehen, mit welchen Aufgaben Sie jeden Tag Zeit verbringen. Sehen Sie sich Ihren Kalender und alle Notizen an, die Ihnen Aufschluss darüber geben, wie Sie Ihre Arbeitszeit verbringen. Alles, wofür Sie Zeit aufwenden, das nicht direkt mit Ihren langfristigen Zielen und Ihrer Vision übereinstimmt, sollte definitiv ein Kandidat sein. Ebenso sollten Dinge, die schon lange auf Ihrer To-Do-Liste stehen, an Ihnen nörgeln, die Sie aber noch erledigen müssen. Dinge, um die andere Sie bitten, sollten auf die Liste der potenziellen Kandidaten kommen, es sei denn, sie bringen Sie zu Ihren eigenen Zielen. Und schließlich sollte jede Aufgabe, die Ihr Herz sinken lässt, nur zum Nachdenken ein Kandidat für Ihre Nicht-To-Do-Liste sein.
2. Stellen Sie sich selbst einige Fragen.
Sobald Sie Ihre potenziellen Kandidaten für die Not-to-do-Liste gefunden haben, fordern Sie jeden von ihnen mit ein paar Fragen heraus. Fragen Sie zuerst: 'Wird diese Aufgabe mir helfen, meine Ziele zu erreichen und zu meiner Erfolgsvision beizutragen?' Wenn die Antwort nein lautet, fragen Sie weiter: 'Werden ich oder jemand anderes bedeutende negative Konsequenzen erleiden, wenn diese Aufgabe nicht erledigt wird?' 'Ist diese Aufgabe entweder dringend oder wichtig?' Wenn die Antwort auf die letzten beiden Fragen ebenfalls nein ist, sollte diese Aufgabe auf Ihre Nicht-To-Do-Liste kommen.
Wenn etwas dringend oder wichtig erscheint oder negative Folgen haben könnte, wenn es nicht funktioniert, fragen Sie sich: „Muss ich diese Aufgabe übernehmen? Oder könnte ich es jemand anderem geben, indem ich es delegiere oder auslagere?' Wenn es eine Möglichkeit gibt, diese Aufgabe jemand anderem zu übertragen, sollte sie auf Ihre Nicht-To-Do-Liste kommen.
3. Bereiten Sie einige Antworten vor.
Der Sinn der Not-do-Liste besteht darin, dass Sie bereit und in der Lage sind, schnell Nein zu Aufgaben zu sagen, die nicht zu Ihren langfristigen Zielen passen und nicht von Ihnen erledigt werden müssen. Wenn neue Aufgaben zu Ihrer Nicht-To-Do-Liste hinzugefügt werden, ist es nützlich, einige schnelle Antworten parat zu haben, falls Sie jemand (einschließlich Sie selbst) auffordert, etwas zu tun, das nicht zu Ihrer Mission passt.
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Lebenscoach Blaz Kos schlägt vor Bereiten Sie Textbausteine vor, die Sie schnell in eine E-Mail aufnehmen und ablegen können, wenn Sie eine Aufforderung, etwas zu tun, höflich ablehnen möchten. Vielleicht möchten Sie auch Skripte schreiben, die Sie persönlich oder telefonisch verwenden können, und sich einige Dinge einfallen lassen, die Sie sich auch selbst sagen sollten, wenn eine nicht wesentliche Aufgabe ihren hässlichen Kopf erhebt.
4. Wiederholen.
Wenn Sie eingeladen werden, neue Aufgaben zu übernehmen, oder wenn Sie neue Ideen haben, die Sie verfolgen möchten, testen Sie jede einzelne mit den obigen Fragen. Erfüllt es die sehr strengen Kriterien für Ihre To-Do-Liste oder gehört es auf Ihre Nicht-To-Do-Liste? Seien Sie wachsam, um Ihre eigene Zeit und Energie zu schützen, und verwenden Sie Ihre Boilerplate oder Ihr Skript, um Aufgaben nach Bedarf abzulehnen.
Überprüfen Sie Ihre Nicht-To-Do-Liste regelmäßig – mindestens einmal im Quartal, schlägt Kos vor. Wenn Sie den Dreh raus haben, möchten Sie vielleicht weitere Elemente zur Liste hinzufügen. Wer weiß? Vielleicht wird Ihre Nicht-To-Do-Liste eines Tages länger als Ihre To-Do-Liste.
