Bei allem Respekt vor Messaging und Social Networking bleibt E-Mail die wichtigste Form der Geschäftskommunikation. Es ist bekannt, Geschäfte zu machen oder zu brechen. Oft ist es nicht der Inhalt der E-Mail, sondern die Etikette des Absenders (oder deren Fehlen).
Wenn wir im Laufe unseres Geschäftslebens so oft E-Mails verwenden, vernachlässigen wir manchmal die Grundregeln der Kommunikation: höflich sein, Leute richtig ansprechen, rechtzeitig antworten und mehr.
BCC ist das perfekte Beispiel dafür, wie E-Mail effektiv genutzt oder komplett missbraucht werden kann. Denken wir bei der Verwendung von BCC überhaupt darüber nach, was wir tun und wie es möglicherweise nach hinten losgehen kann?
Es ist mir mehr als einmal passiert. Um Ihnen ernsthafte Verlegenheit zu ersparen, möchte ich das Thema hier und jetzt ansprechen.
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Es gibt nur zwei Situationen für das BCC.
Erstens Massen-E-Mails. Selten sind sie gerechtfertigt.
Wenn Sie einen senden müssen – Sie haben zum Beispiel einen Newsletter oder eine Einladung zur Bar Mitzvah Ihres Sohnes – ist es ein großes No-Go, jedem die E-Mail-Adressen jedes Empfängers zu zeigen. Verwenden Sie BCC.
Als Online-Autor bekomme ich oft Pitches in meinen Posteingang, die an Hunderte (wenn nicht Tausende) von Bloggern und Journalisten gesendet werden. Wenn Sie ein PR-Mensch sind, passen Sie auf: So macht PR nicht, nicht einmal annähernd. Wenn Sie aus irgendeinem Grund E-Mail für eine gute Idee halten, verwenden Sie BCC. Kein Journalist möchte, dass seine E-Mail an Hunderte anderer Menschen weitergegeben wird, die er nicht kennt.
Wenn Sie BCC in diesem Szenario nicht verwenden, können Sie damit rechnen, von vielen Journalisten auf die schwarze Liste gesetzt zu werden. Oder Familienmitglieder, die mit Ihrer Bar-Mizwa-Einladungsliste nicht einverstanden sind.
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Zweitens müssen Sie unbedingt BCC verwenden, wenn Sie jemand anderen vorstellt. Die Person, die das Intro gemacht hat, hat eine nette Sache gemacht und sollte nicht jede Antwort auf diese ursprüngliche E-Mail durchmachen müssen.
Indem Sie diese Person mit BCC versehen, entbinden Sie sie damit von den folgenden E-Mails. Es ist allgemeine Höflichkeit und sollte 1-2 E-Mails nach der Einführung erfolgen.
Lassen Sie darüber hinaus nicht zu, dass andere mit BCC lauschen.
In jedem anderen Fall sind Sie unehrlich, wenn Sie jemandem eine E-Mail senden und jemand anderem BCC schicken – ob Sie es wollen oder nicht.
Sie senden eine E-Mail an Person X und lassen Person Y, ohne dass sie es weiß, Ihre Unterhaltung belauschen. Person X hat keine Ahnung, dass jemand anderes diese E-Mail liest, obwohl Sie sie in Wirklichkeit auch heimlich an eine andere Person gesendet haben.
Das klingt vielleicht nach einem kleinen Problem. Es ist nicht.
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Im Geschäftsleben sind Integrität und Transparenz Ihre wichtigsten Eigenschaften. Wenn Sie in all Ihren E-Mails der Typ für BCC-Leute sind, sind Sie nicht der Typ, mit dem ich Geschäfte machen möchte.
Wenn Leute mich in E-Mails mit BCC benachrichtigen, antworte ich ihnen sofort und sage ihnen, dass sie BCC bitte nie wieder so verwenden sollen.
Was mich zu meinem nächsten Punkt führt: den Gefahren von BCC.
Bridgette Wilson-Sampras 2015
BCC kann zu einer ernsthaft unangenehmen Situation führen.
Ich habe einmal einer sehr hochrangigen Führungskraft bei Google eine E-Mail geschickt, um einem Freund einen Job zu empfehlen. Ich habe den Fehler gemacht, diesen Freund mit BCC zu versehen, um ihn wissen zu lassen, dass ich diese E-Mail sende.
Ratet mal, was mein Freund getan hat? Er antwortete aus Versehen allen und sagte: 'Danke.' Das bedeutete, dass die Führungskraft eine E-Mail erhielt, in der ihm von jemandem gedankt wurde, von dem er nicht einmal wusste, dass er überhaupt auf dem Thread stand.
Wer sah am Ende wirklich schlecht aus? Mich. Wer hat den Job nicht bekommen? Mein Freund.
Wenn Sie es unbedingt müssen, verwenden Sie die Schaltfläche Weiter.
Wenn Sie der Meinung sind, dass die von Ihnen gesendete E-Mail unbedingt von einer anderen Person als dem Empfänger gesehen werden muss, leiten Sie sie nach dem Senden weiter. Es ist etwas besser als die Verwendung von BCC. Ich empfehle es trotzdem nicht.
Durch die Weiterleitung vermeiden Sie das Risiko, allen zu antworten – aber es ist kein ehrlicherer Schritt. Sie teilen immer noch private E-Mails, ohne dass eine der Parteien im Thread davon weiß.
Wirtschaftsethik ist alles. Sie beginnen mit der Art und Weise, wie wir kommunizieren. Seien Sie die Art von Person, mit der Sie zusammenarbeiten möchten – nicht die Art von Person, die Sie bei jeder E-Mail ins Schwitzen bringt.
