Seit Ray Kroc McDonald's der breiten Masse zugänglich gemacht hat, streben Unternehmer danach, ihre wiederholbaren Prozesse zu vereinfachen und zu rationalisieren und komplexe Geschäftsabläufe auf leicht zu trainierende Aufgaben zu reduzieren.
Aber es birgt die Gefahr, zu weit zu gehen. Wenn Ihr Ziel darin besteht, Ihr Unternehmen fälschungssicher zu machen, denken Sie noch einmal darüber nach.
Laut Reed Hastings, Gründer von Netflix, ist die unerwartete Konsequenz der Vereinfachung Ihres Geschäftsmodells, dass Ihre neuen Talente nicht so leistungsstark sind. Er teilte auf der ' Meister der Skala ' Podcast, 'Was wir nicht verstanden haben, ist, dass wir durch das Dummy-Proofing aller Systeme ein System hätten, auf dem nur Dummys arbeiten wollten.'
Wassermann weiblich und Fische männlich
Denken Sie eine Minute darüber nach.
Wenn in Ihrem Unternehmen jede Entscheidung von der Politik und nicht von Menschen getrieben wird, gibt es keinen Raum für autonome, kreative und talentierte Personen, die eigenständig denken und Ihr Unternehmen voranbringen.
Die Geschichte von Netflix ist keine Ausnahme – sie passiert immer auf die gleiche Weise. Eine Organisation beginnt als flinkes Startup, naiv gegenüber all den Problemen, mit denen sie konfrontiert wird.
Im Laufe der Zeit, wenn diese Probleme auftauchen, werden Richtlinien und Verfahren wie ein Körperschutz entwickelt, um das Unternehmen davor zu schützen, dieselben Fehler erneut zu machen. Nach und nach schleicht sich die Bürokratie ein, und wer nicht aufpasst, kann unter einem Berg an Bürokratie enden.
Wie balancieren Sie also die Vorteile der Entwicklung von Standardarbeitsabläufen, ohne Ihre coole Startup-Atmosphäre zu zerstören?
Als CEO von Trainual habe ich gesehen, wie Tausende von Unternehmen dies richtig gemacht haben. Hier ist wie:
Beginnen Sie mit weniger Details, als Sie denken.
Man sagt, die beste Kamera ist die, die man dabei hat. Ebenso ist der beste schriftliche Prozess der, der tatsächlich geschrieben wird. Sie brauchen nicht viele Details von den Toren.
Vielleicht haben Sie sich vorgenommen, einen umfassenden Satz von Standard Operating Procedures (SOPs) zu erstellen, und stecken fest. Hier ist das Geheimnis: Sie denken wahrscheinlich zu viel darüber nach.
Zu Beginn gilt: Je weniger Details, desto besser. Auch wenn Sie von Natur aus ein Perfektionist sind, sollten Ihre SOPs nicht Ihre Sixtinische Kapelle sein. Es wird Sie ermüden und Ihre Mitarbeiter wahrscheinlich zu Tränen langweilen.
Wenn Ihr Team weitere Details benötigt, werden sie danach fragen! Dieser Bottom-up-Ansatz zur Dokumentation ist viel weniger aufwändig und viel einfacher zu handhaben. Fügen Sie im Laufe der Zeit nach Bedarf Details hinzu.
Dokumentieren Sie Ihre Best Practices, nicht Ihre schlechtesten.
Die Geschichte von Netflix ist allzu verbreitet. Die meisten Richtlinien und Verfahren werden als Reaktion auf ein Problem erstellt.
Wenn Sie ständig Löcher in das Schiff stopfen, haben Sie keine Zeit, ein besseres Schiff zu bauen.
Stattdessen sollte Ihre Dokumentation von den positiv Performance. In jedem Bereich Ihres Unternehmens gibt es jemanden, der etwas richtig macht. Für alles gibt es eine Best Practice.
Also, Crowdsourcing für Ihre Dokumentation, indem Sie Ihren besten Performern die Möglichkeit geben, aufzuschreiben, was funktioniert, und sie mit dem Rest des Teams zu teilen.
Ihre Regeln sind dazu da, gebrochen zu werden.
Wenn Regeln in Stein gemeißelt sind, bedeutet das eines von zwei Dingen. Entweder sind Sie ein Diktator und nicht offen für Feedback, oder Ihre Organisation bewegt sich zu langsam, um sich an neue Best Practices anzupassen.
Denken Sie an Ihre Richtlinien und Verfahren wie die Bestenliste für Arcade-Spiele. Sobald jemand einen besseren Weg findet, um etwas zu tun, sollte er als klarer und offensichtlicher Gewinner an die Spitze kommen und jeder sollte ihn erkennen.
Bei Facebook laufen zu jeder Zeit etwa 10.000 verschiedene Versionen der Plattform, da die Entwickler ständig im Wettbewerb um die Verbesserung der eigenen Metriken stehen. Wenn ein neues Feature oder Design den Standard übertrifft, wird der Standard neu geschrieben. Ihr Geschäft sollte genauso laufen.
Sie müssen beim Erstellen kuratieren.
Im Laufe der Jahre der Dokumentation wird sich Ihr Unternehmen weiterentwickeln. Einige Prozesse werden sich ändern und andere werden völlig irrelevant sein, daher ist es Ihre Aufgabe, Ihre Sammlung auf dem neuesten Stand zu halten.
Planen Sie mindestens einmal im Jahr – vielleicht während Ihrer Jahresplanung – ein, um Ihre SOPs zu durchsuchen und die Liste zu bereinigen. Größere Unternehmen sollten dies alle 90 Tage oder häufiger tun, damit die Unordnung nicht unzählige neue Mitarbeiter verwirrt.
Erteilen Sie jedem in Ihrer Organisation die Befugnis, Ihre Prozesse zu bearbeiten oder zumindest Änderungen vorzuschlagen, wenn sie diese überprüfen, wählen Sie jedoch eine Person im Unternehmen aus, die die vollständige Verantwortung für das System übernimmt.
Die Entwicklung von Standardarbeitsanweisungen sollte nicht bedeuten, dass Ihr Unternehmen dummy-proof wird. Wenn Sie Ihr Team befähigen, seine Best Practices zu erfassen, es zu ständiger Verbesserung herauszufordern und Ihre Inhalte übersichtlich und übersichtlich zu halten, werden Sie das Unternehmen von dummen Fehlern befreien, ohne die Kultur zu zerstören.
