Umfrage, Umfrage, Umfrage stimmt überein – Meetings sind eine horrende Zeitverschwendung und jeder hasst sie.
Aber wenn jede lebendige Seele in Ihrem Büro stöhnt, wenn eine neue Besprechungseinladung kommt, warum verbringen Sie dann immer noch einen erheblichen Teil Ihrer Woche in Konferenzräumen?
Ein Teil der Antwort sind wahrscheinlich ineffiziente Meeting-Praktiken. Ein Teil des Problems könnte gemildert werden, wenn Sie lernen, ein schnelles und produktives Meeting abzuhalten. Aber einige dieser Versammlungen sind irreparabel und sollten einfach nicht stattfinden – zumindest für Sie.
Diese letzte Art von Treffen kann nicht mit besserer Logistik behoben werden. Sie müssen einfach aus Ihrem Zeitplan entfernt werden. Und hier stößt man auf einen weiteren wichtigen Grund für die Beharrlichkeit, aufgebläht zu werden – es ist schwer, nein zu sagen. Wenn die Einladung von Ihrem Chef stammt, möchten Sie den Nutzen der Versammlung nicht beleidigen. Das gleiche gilt für einen Kollegen, und Kunden können sich am schwersten von allen abwenden.
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Aber verzweifeln Sie nicht, es ist möglich, höflich aus Besprechungen herauszukommen, ohne jemanden zu beleidigen oder faul zu wirken. Auf HBR hat Liane Davey, Mitbegründerin von 3COze, kürzlich angeboten konkrete Vorschläge basierend auf gemeinsamen Besprechungsthemen .
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1. Wenn Sie nicht bereit für das Meeting sind
Natürlich nicht, weil Sie ein Faulpelz sind, sondern weil das Team nicht genug Zeit hatte, um die zu besprechenden Themen zu recherchieren, zu denken, vorzubereiten usw. In diesem Fall schlägt Davey vor, zu versuchen, die Zusammenkunft zu verschieben, indem er Sprache verwendet wie: „Das ist ein interessantes Thema. Aufgrund unserer Prioritäten für das aktuelle Jahr bin ich mir nicht sicher, ob wir für ein produktives Gespräch noch bereit sind. Wäre es möglich, dieses Treffen nach hinten zu verschieben und die Arbeitsgruppe noch ein wenig voranzubringen, bevor wir uns treffen?'
2. Bei Bedarf fehlen Personen people
Manchmal können Sie ein zeitverschwendendes Meeting eine Meile entfernt entdecken. Wenn beispielsweise nicht alle relevanten Parteien anwesend sind, die für eine Entscheidung erforderlich sind, wissen Sie, dass Sie definitiv nicht mit Aktionspunkten in der Hand gehen werden.
Heben Sie das Problem gegenüber dem Einladenden hervor, indem Sie etwa Folgendes sagen: „Ich freue mich darauf, einige Entscheidungen zu diesem Thema zu treffen. Aus der Besprechungseinladung geht hervor, dass die Produktion [oder wer auch immer] beteiligt ist. Ich würde gerne warten, bis jemand von der Produktion bereit ist, mitzumachen. Sonst können wir keine Entscheidungen treffen.'
3. Wenn du die falsche Person bist, um etwas beizutragen
Manchmal liegt das Problem nicht in der geplanten Besprechung – Sie sind es. Sie wissen einfach nicht genug oder sind nicht richtig in das Thema involviert, um einen sinnvollen Beitrag zu leisten. Für folgende Situationen bietet Davey dieses Beispielskript an: „Ich bin geschmeichelt, dass Sie sich für meine Eingaben interessieren. Ich glaube nicht, dass ich der Beste in diesem Thema bin. Ich habe ein wenig gegraben und es sieht so aus, als hätte Pat den notwendigen Kontext. Würden Sie lieber Pat einladen als mich?' (Entschuldigung, Pat.)
Alternativ können Sie die Verantwortung für die Betreuung auf einen Untergebenen oder auf Ihren Chef übertragen. Im kompletten Beitrag , Davey bietet auch für diese Fälle Sprachvorschläge an.
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4. Wenn das Timing sehr ungünstig ist
In anderen Fällen ist das Meeting gut organisiert und Sie können einen Beitrag leisten, aber der Zeitpunkt des Meetings ist für Ihre Produktivität einfach schrecklich. Bist du hängen geblieben? Nein, sagt Davey, der vorschlägt, sich abzumelden, sich aber „ein paar Minuten Zeit zu nehmen, um ein paar Notizen zu machen und den Vorsitzenden oder einen geeigneten Teilnehmer zu informieren“.
Als Antwort auf die Einladung bietet sie diese vorgeschlagene Sprache an: „Dies wird eine wichtige Diskussion. Ich kann nicht teilnehmen, aber ich werde etwas Zeit finden, um meine Gedanken mitzuteilen, damit Sie sie in die Diskussion einbringen können.'
5. Wenn der Großteil des Meetings für dich irrelevant ist
Wie wäre es, wenn nur einer von fünf oder zehn Tagesordnungspunkten einer anstehenden Sitzung für Sie relevant ist? Sitzen Sie nicht nur da und drehen Ihre Daumen durch 80 Prozent der Diskussion, rät Davey. Machen Sie stattdessen deutlich, dass Sie sich frühzeitig ducken werden, indem Sie auf die Einladung etwa so reagieren: „Wäre es möglich, die Rebranding-Diskussion als ersten Tagesordnungspunkt zu behandeln? Ich kann nicht für das gesamte Meeting bleiben, aber ich würde wirklich gerne dazu beitragen.'
Nein zu sagen ist natürlich nicht nur in Meetings schwierig. Sie werden wahrscheinlich auch in anderen Bereichen Ihres Arbeitslebens auf das gleiche Problem schlecht durchdachter oder fehlgeleiteter Anfragen stoßen. Zum Glück gibt es genauso gute Ratschläge, wie man auch zu anderen üblichen Büroanfragen nett nein sagen kann.
