Vielleicht sind Sie mit Aufgaben überhäuft, die versuchen, sich auf eine bevorstehende Auszeit vorzubereiten. Oder vielleicht ist Ihre tägliche Arbeitsbelastung ständig so überwältigend, dass Sie das Gefühl haben, nie aufholen zu können.
Wie auch immer, Sie schauen mit schielenden Augen auf eine kilometerlange To-Do-Liste und fragen sich, wie Sie es jemals schaffen werden, alles zu erledigen.
Ich war schonmal dort. Viel zu viel auf dem Teller zu haben, ist eine entmutigende, frustrierende und stressige Erfahrung. Aber wenn Sie denken, Ihre einzige Möglichkeit besteht darin, den Kopf auf den Schreibtisch zu legen oder in eine Papiertüte zu atmen, kommt noch etwas anderes.
Hier sind fünf umsetzbare Schritte, die Sie unternehmen können, wenn Sie sich unter Ihrer Arbeit begraben fühlen.
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1. Priorisieren
Sie wussten, dass die klassischen Ratschläge zur Priorisierung hier irgendwo auftauchen mussten. Und wenn Sie sich überfordert fühlen, ist dies das allererste, was Sie tun möchten.
Es ist an der Zeit, diese Aufgaben in eine logische Reihenfolge zu bringen, damit Sie genau erkennen können, wo Sie beginnen sollten.
Im Zweifelsfall empfehle ich ein einfaches Matrixkonzept (ein Quadrat einfach in vier gerade Abschnitte teilen). Dann beschriften Sie die linke Seite der Kästchen mit 'Dringend' und 'Nicht dringend' und die Oberseite der Kästchen mit 'Wichtig' und 'Nicht wichtig'.
Füllen Sie dann die Kästchen mit den Dingen aus, die Sie erledigen müssen – ordnen Sie die Aufgaben in die entsprechenden Kästchen ein, die Ihrer Meinung nach rangieren. Auf diese Weise können Sie schnell erkennen, wo Sie beginnen müssen (was natürlich mit den Punkten „Dringend“ und „Wichtig“ der Fall ist).
2. Fokus auf Wert
Es besteht die Möglichkeit, dass Sie einige Dinge haben, die Ihren Arbeitstag durcheinander bringen – nicht weil sie wichtig sind, sondern einfach, weil Sie sie einfach schon immer getan haben.
Konzentrieren Sie sich bei jeder Aufgabe, die Sie zu Ihrer To-Do-Liste hinzufügen, auf den Wert, den die Erledigung bietet. Ist dieser Artikel wirklich wichtig? Was macht es im Großen und Ganzen wichtig?
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Dies bedeutet in der Regel, dass Sie einige To-Dos ganz eliminieren können. Im Zweifelsfall können die Elemente, die aus dem obigen Schritt in die Würfel 'Nicht dringend' und 'Nicht wichtig' fielen, wahrscheinlich sofort von Ihrer To-Do-Liste entfernt werden.
3. Delegieren Sie, was Sie können
Jetzt bleiben Ihnen also die Dinge, die tatsächlich erledigt werden müssen, auf Ihrer Liste. Aber müssen sie wirklich von Ihnen gemacht werden – oder gibt es jemand anderen, an den Sie sie delegieren könnten?
Die Aufgaben, die in den Abschnitt „Dringend“, aber „Nicht wichtig“ Ihrer Matrix fallen, können oft die perfekten Dinge sein, um sich von Ihrem eigenen Teller zu lösen.
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Sie haben niemanden, an den Sie delegieren können? Diesen Schritt brauchen Sie nicht als Totalverlust zu verbuchen. Finden Sie heraus, ob es automatisierte Lösungen gibt, mit denen Sie die lästigen, sich wiederholenden Aufgaben, die Sie Tag für Tag erledigen, von Handarbeit befreien können.
4. Vorausplanen und benachrichtigen
Sie haben es geschafft – Sie sind auf das Wesentliche beschränkt, was Sie brauchen, um erreicht zu werden. Aber es gibt nur ein Problem: Diese eingegrenzte Arbeitsbelastung scheint immer noch viel zu viel zu sein.
Das bedeutet, dass es an der Zeit ist, proaktiv zu sein. Priorisieren Sie Ihre Prioritäten (so seltsam das klingen mag) und stellen Sie fest, ob Sie Fristen verpassen.
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Wenn ja? Informieren Sie umgehend die entsprechenden Personen. Es ist immer besser, eine Verspätung vorzuwarnen, als sich zur elften Stunde hektisch in den Posteingang zu krümmen – ohne die Arbeit erledigt zu haben.
5. Fangen Sie einfach an
Alle oben genannten Tipps sind hilfreich. Aber es ist nicht zu leugnen, dass sie einige Zeit in Anspruch nehmen werden – Zeit, die Ihnen im Moment ein wenig zu kurz kommt.
Manchmal ist es das Beste, was Sie für sich selbst tun können, alle Hacks, Tipps und Tricks fallen zu lassen und einfach an dieser scheinbar endlosen To-Do-Liste zu arbeiten.
Nein, es ist vielleicht nicht der strategischste Ansatz. Aber zumindest wirst du Dinge erledigen.
Niemand mag es, sich unter einer erstickenden Menge an Arbeit zu fühlen. Leider ist es eine Situation, in der wir uns alle oft befinden.
Verwenden Sie diese fünf Schritte, um diese überwältigende Arbeitsbelastung zu bewältigen, und Sie werden sie mit so viel Strategie und so wenig Stress wie möglich bewältigen.
